LGPD na portaria do predio o que guardar e o que apagar
Sexta-feira de sol em Balneário Camboriú. Um hóspede chega de viagem, mala na mão, família cansada de horas de trânsito. Na entrada, o porteiro pede RG, CPF, foto do rosto, placa do carro e o telefone de um parente. O hóspede se irrita, diz que é lei de proteção de dados e ameaça chamar a polícia. O síndico recebe a ligação de reclamação no meio do jantar. Quantas vezes essa cena já travou a entrada do seu prédio no verão?
A Lei Geral de Proteção de Dados gera muita conversa fiada no condomínio. Tem gente achando que não pode pedir nem o nome do visitante na guarita. Outros continuam anotando o CPF de todo mundo em um caderno de papel aberto em cima do balcão. Nenhum dos dois extremos está certo.
O que a portaria pode e nao pode guardar no cadastro
A regra de ouro é simples: peça apenas o mínimo necessário para saber quem está dentro do prédio. Se acontecer um problema no condomínio, você precisa conseguir identificar a pessoa. Nada além disso.
Para moradores fixos, o cadastro precisa ser mais completo por conta de cobranças e emergências. Para hóspedes de temporada, visitantes e prestadores de serviço, a lista diminui bastante.
O que pedir na entrada:
- Nome completo do visitante, prestador ou hóspede.
- Número de um documento oficial com foto.
- Placa do carro, caso a pessoa vá usar a vaga de garagem.
- Foto do rosto, caso o prédio use controle facial ou registro visual de segurança.
O que você nunca deve pedir nem guardar:
- Cópia digitalizada ou foto de documentos inteiros.
- Dados bancários ou comprovação de renda de visitantes.
- Informações sobre religião, saúde ou dados desnecessários para a segurança.
- Cadernos físicos com nomes e CPFs expostos para qualquer pessoa ler na balcão.
Por quanto tempo guardar fotos e registros de acesso
Guardar informação para sempre custa caro e aumenta o risco de vazamento de dados. Mas apagar rápido demais deixa o prédio sem defesa se sumir uma bicicleta da garagem ou se um portão for danificado.
O tempo de guarda depende do tipo de dado e da utilidade dele para a segurança do condomínio.
Prazos práticos para aplicar hoje:
- Imagens de câmeras da guarita e portão: de 15 a 30 dias. É o tempo suficiente para notar um furto e salvar as gravações.
- Registro de entrada e saída no aplicativo ou sistema: 6 meses a 1 ano. Isso serve para comprovar movimentação antiga se houver disputa judicial.
- Foto facial ou cadastro de hóspede temporário: apague ou inative o cadastro assim que o período da reserva acabar.
Se o hóspede de temporada vai embora no domingo, o acesso da tag, do controle remoto ou do acesso facial precisa ser cortado na mesma hora. Deixar cadastro antigo ativo é um prato cheio para falhas de segurança.
Quem pode olhar os dados e relatorios do predio
Um morador desconfia do vizinho e pede na portaria o relatório de quem entrou no apartamento dele. Outro quer ver as filmagens da garagem para saber quem encostou no carro dele. E agora?
A resposta é direta: morador não tem acesso livre ao sistema da portaria nem às imagens do condomínio.
Quem tem permissão para acessar os dados:
- O síndico e a administradora, apenas para a gestão do prédio.
- A empresa de portaria remota ou os porteiros de plantão, exclusivamente no exercício do trabalho.
- Policiais e juízes, mediante solicitação oficial ou ordem judicial.
Se um morador quiser ver imagens por conta de um dano particular, ele deve fazer um pedido formal ao síndico. Se a portaria liberar relatórios para qualquer um, o condomínio pode ser processado pelo vazamento. Quantas vezes você já viu um morador pedir dados de vizinhos na portaria sem autorização?
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O que escrever no regimento interno para ficar seguro
Não adianta ter um sistema moderno na guarita e um cancela nova se o regulamento do prédio está desatualizado. O regimento interno precisa deixar claro como os dados são usados.
Você não precisa pagar um escritório caro para escrever cinquenta páginas de juridiquês. Inclua um capítulo simples com estes quatro pontos:
- Finalidade clara: declare que os dados coletados na entrada servem exclusivamente para a segurança do prédio.
- Dever do proprietário: obrigue o morador que aluga por temporada a enviar a lista de hóspedes antes da chegada.
- Exclusão de acesso: avise que acessos por aplicativo, tag ou facial de visitantes duram apenas o tempo da estadia.
- Placa de aviso: informe no regimento que o prédio usa câmeras e registro de entrada, e coloque um aviso visível no portão.
Com essas regras aprovadas em assembleia, o síndico ganha respaldo legal e o condomínio evita brigas desnecessárias na entrada.
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